استخدام الأنظمة يعزز نتائج المشاريع

إن الدرس الذي تعلمناه من الاضطرابات التي حدثت في السنوات القليلة الماضية هو الترابط بين البشرية والأنظمة التي بنيناها. ما زلنا نتعامل مع عواقب فيروس كوفيد-19، الذي تسبب في أزمة اقتصادية عالمية، وتسبب في تقلبات في سوق العمل، وشددة على الحاجة إلى بناء سلاسل توريد عالمية أكثر مرونة.

سيحتاج محترفو المشاريع إلى الانتقال من نموذج التفكير الخطي، الذي ياخذ في الاعتبار السبب والنتيجة البسيطين "إذا قمت بذلك، فستكون هذه هي النتيجة"، إلى نهج التفكير المنظومي الذي يأخذ في الاعتبار العديد من التفاعلات المختلفة. والديناميكيات والعوامل التي يمكن أن تؤثر وستؤثر على نجاح مشروعهم. التفكير المنظومي هو نهج يمكن أن يساعد الممارسين على توسيع وجهات نظرهم وإنشاء ما يسميه بيتر سينج، مؤلف كتاب الانضباط الخامس - وهو كتاب واسع الانتشار عن ديناميكيات الأنظمة، "منظمة التعلم" للتكيف والاستجابة للتغيرات التي تحدد نتائج المشروع.

يقول دانييل دالي، مدير برامج المعرفة في شركة PMI "في هذه البيئة التي تتسم بالتقلب المستمر، يأخذ تفكير النظم في الاعتبار العوامل المخففة التي لها تأثير مباشر على نتائج المشروع الإجمالية وتسمح بموازنة الترابط بين التبعيات مقابل بعضها البعض". "لنتأمل هنا محطة الفضاء الدولية، التي تدور حول الأرض كل 90 دقيقة. لكي يتمكن رواد الفضاء السبعة من العيش والعمل بأمان ونجاح في الفضاء، ما الذي يمكن أن يكون عددًا قليلًا من الأنظمة المترابطة العديدة التي تعد جزءًا لا يتجزأ من نجاح أي مهمة؟ الجواب الواضح هو الأنظمة التقنية التي تشارك في الحفاظ على صحتهم.

يتابع دالي، رئيس مناهج إدارة المشاريع السابق في أكاديمية ناسا للبرامج/المشاريع والقيادة الهندسية، قائلاً: "نظرًا لوجود العديد من وكالات الفضاء من أكثر من اثنتي عشرة دولة تشارك في صيانة محطة الفضاء الدولية، فإن كل وكالة فضاء تمتلك ثقافتها الفريدة الخاصة بها. وجهة نظر. يجب أن يكون جميع هؤلاء الأشخاص، جنبًا إلى جنب مع جميع الأنظمة التي يمثلونها ويحافظون عليها، قادرين على العمل معًا في تحديد المشكلات والحفاظ على تشغيل هذه الأنظمة المترابطة لضمان نجاح المهمة.

وبينما تتحرك الحضارة نحو مستويات متزايدة من التفاعل والتعقيد، وهو ما تظهره المشاكل مثل أزمة المناخ والتشرد، فإن التفكير المنظومي يمكن أن يساعدنا في تجنب الاضطرار إلى القول: "لم أتوقع حدوث ذلك"، بينما ننفذ الحلول. وهذا يفسر سبب كون نموذج الجبل الجليدي عبارة عن أنظمة استعارة شائعة يطبقها المفكرون للنظر في العوامل والمؤثرات الكامنة تحت السطح. وهناك ماتزال أسئلة كثيرة ماتزال تحت البحث:

كيف يمكن استخدام التفكير المنظومي كنموذج لحل المشكلات

كيف يمكن للتفكير النظمي أن يحسن عملية صنع القرار

كيف يمكن لنقاط التأثير أن تساعد في تحقيق نتائج المشروع المرغوبة

أثناء قراءتك لهذا المقال، ضع هذه النقاط في الاعتبار من رائد التفكير النظمي راسل أكوف: النظام هو كل لا يمكن تقسيمه إلى أجزاء مستقلة. والنظام هو نتاج التفاعل بين أجزائه.و يعتمد أداء النظام على كيفية تناسب الأجزاء معًا، وليس على كيفية عملها بشكل منفصل.

تطوير عقلية التفكير النظمي لتحسين عملية صنع القرار

تقول لينكا بينكوت،  رئيسة موظفي الرئيس والمدير التنفيذي في معهد إدارة المشروع العالمي "يوفر التفكير المنظومي إمكانية رائعة لتحسين عملية صنع القرار من خلال فهم سياق وتأثير حلقات التغذية الراجعة التي تحدد ديناميكيات النظام". وقائد التحول. "لأنه، بينما نرغب جميعًا في اتخاذ أفضل القرارات، فإن التعقيد المحيط بنا لا يجعل هذه المهمة بسيطة."

التفكير المنظومي العين الثالثة:

للتعامل مع هذا المستوى العالي من التعقيد، تبحث بينكوت عن نقاط تأثير النظام التي يمكن ترجمتها إلى خريطة طريق المشروع وأهدافه وخطة التنفيذ. "ما هي نقاط الرافعة المالية؟ يتم تمثيل نقاط نفوذ النظام بعناصر ذات تأثير كبير على ديناميكيات النظام. ومن الناحية العملية، فهي جزء من حلقات ردود الفعل التي تقود نتائج النظام بشكل كبير. وفي حالة حل مشكلة ما، فإنها تقودنا إلى تحديد السبب الجذري. وبدون العثور عليها، فإنك تعرض مشروعك لخطر التركيز على الأنشطة الأقل كفاءة والتي قد تبطئك أو حتى تهدد القدرة على تحقيق أهداف المشروع.

تصف بينكوت وقتًا تم فيه تكليفها بإنقاذ مقدم خدمة عملاء ضعيف الأداء. "كان منافسونا يستعدون ويستعدون لتجاوز عملائنا. عندما تكون المخاطر كبيرة جدًا، أقوم بنشر أنظمة التفكير تلقائيًا. إن تحديد السبب الجذري والخطوات ذات التأثير الأكبر على النتائج هو المفتاح النهائي للنجاح. من خلال استخدام التفكير النظمي، اكتشف بينكوت أن المشكلة برمتها كانت بسبب "انكسار الثقة بين الفرق والقيادة وليس التكنولوجيا، وليس تصميم العمليات، وليس المهارات، ولا شيء يمكن العثور عليه في أنظمتنا ووثائقنا. وبدون الكشف عن ذلك من خلال تحليلات النظام، ربما لم أكن لأقوم بتحديد الأولويات بشكل صحيح.

يشجع بينكوت جميع المتخصصين في المشاريع على تطوير عقلية التفكير النظمي: "التفكير المنظومي هو نظام يوفر أساليب قوية لفهم المواقف المعقدة، ويطور القدرة على التنبؤ بنتائج سيناريوهات الأعمال ويحسن في النهاية القدرة على التنبؤ وتجنب العواقب غير المرغوب فيها لأفعالنا. . وبما أن مديري المشاريع غالبًا ما يتم تكليفهم بمعالجة المشكلات بدلاً من مجرد تنفيذ مشاريع جاهزة ومدروسة، فعندها يأتي التفكير النظامي في مكانه الصحيح.

نقاط مهمة:

1. يعد فهم تأثير حلقات التغذية الراجعة على عملية صنع القرار أمرًا ضروريًا للتعلم والاستجابة للتغيير.

2. يمكن أن يساعدك تحديد نقاط تأثير النظام في التركيز على الأنشطة التي ستكون الطريقة الأكثر فعالية للتأثير على النتائج.

أضف أنظمة الإدارة  لتوسيع مجموعة أدوات إدارة المشروعات

يعد التفكير المنظومي أداة قيمة عند إدارة العلاقات التنظيمية المعقدة ونتائج المشروع المترابطة. وفي مثال حديث، قام الباحثان هوغو خوسيه هيريرا دي ليون وبيرجيت كوباينسكي بتطبيق أنظمة تفكر في دراسة مرونة النظم الغذائية في البلدان التي يشكل فيها تغير المناخ تهديداً للأسر التي تعتمد على زراعة الكفاف. وستساعد أبحاثهم في تحديد وتوجيه المشاريع طويلة المدى لضمان الأمن الغذائي.

يمكّن التفكير المنهجي جميع المتخصصين في المشروع - بما في ذلك مديري البرامج ومديري المشاريع ومهندسي الأنظمة ومحللي الأعمال - من موازنة وجهات النظر المختلفة ضد بعضهم البعض للمساعدة في تنظيم وتقييم الأولويات المتنافسة. فهو يسمح برؤية أفضل واتخاذ قرارات فعالة ضمن الوظائف المعقدة للمنظمات متعددة الأوجه وممارسي المساعدات لتصور العواقب غير المقصودة عند البحث عن حلول للمشاكل الشريرة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد هذا النهج في توفير فهم أفضل للتعقيدات الموجودة داخل الأفراد وبيئات العمل والفرق والأقسام التي تلعب جميعها أدوارًا محورية في السعي لتحقيق نجاح المشروع.

منقول من مقال بعنوان التفكير المنظومين يعزز نتائج المشاريع – لينكا بينكوت و ريتشارد ماكونل و دانيل ديلي