Hiring: Female Admin Assistant وظيفة مساعد اداري
العمل : مساعدة ادارية ATYAFADYE26
المكان : عدن – المعلا
الفئة : الادارة و العمليات
موعد التقديم : 30 اكتوبر 2025 م ( سيتم مراجعة الطلبات بشكل مستعجل و دوري)
المطلوب للعمل: من بداية نوفمبر 2025م
مقدمة :
مطلوب مساعد اداري لمكتب دراسات و استشارات في عدن للمساعدة في العمليات الادارية للانشطة اليومية و العمليات الاساسية حسب النظام الداخلي و المهام المطلوبة من الاداره و فريق العمل لانجاز المهام والمشاريع . سيتطلب من المتقدم مهارات شخصية و ادارية و استخدام الكمبيوتر و الانظمة و ادخال البيانات و التواصل مع العملاء و الفرق الميدانية و غيرها من المهام المطلوبة من المدير المباشر. المطلوب موظفة متعددة المهام والتي سيتم تدريبها على الانظام الاداري و اساسيات الطلبات المالية المتعلقة بمهام الادراية الاساسية . بمن في ذلك خدمة العملاء و الشؤؤون الادارية .
مطلوب مساعد اداري لمكتب دراسات و استشارات في عدن للمساعدة في العمليات الادارية للانشطة اليومية و العمليات الاساسية حسب النظام الداخلي و المهام المطلوبة من الاداره و فريق العمل لانجاز المهام والمشاريع . سيتطلب من المتقدم مهارات شخصية و ادارية و استخدام الكمبيوتر و الانظمة و ادخال البيانات و التواصل مع العملاء و الفرق الميدانية و غيرها من المهام المطلوبة من المدير المباشر. المطلوب موظفة متعددة المهام والتي سيتم تدريبها على الانظام الاداري و اساسيات الطلبات المالية المتعلقة بمهام الادراية الاساسية . بمن في ذلك خدمة العملاء و الشؤؤون الادارية .
Key Responsibilities المسؤليات
المهام والمسؤليات الرئيسية :
ستقوم المساعدة الادارية بتقديم الدعم الإداري والتنظيمي والوجيستي و خدمة العملاء الشامل لمدير المكتب وللعمليات اليومية، لا تقتصر المهام التالية فقط في العمل و لكن قد تعمل الموظفة في مهام اخرى حسب كمية المهام و حسب ماتقتضية مصلحة اللعمل حسب توجيهات ادارة البرامج لضمان سير العمل بكفاءة عالية في المكتب:
- مساعدة مدير المكاتب في اعمال السكرتارية و الاستقبال و الارشفة
- ادخال الطلبات في النظام الاداري و متابعة الطلبات و العروض للعملاء
- المساعدة في عمليات ادراة التعاقد مع المستشاريين و المدربين
- إدارة المواعيد والجداول: تنظيم وتنسيق جدول أعمال المدير واجتماعاته ومواعيده، وتذكيره بالمهام والمواعيد الهامة.
الاتصالات والمراسلات:
- التعامل مع جميع الاتصالات الواردة والصادرة (بما في ذلك المكالمات الهاتفية، الفاكس، والبريد الإلكتروني)، وفرزها وتوجيهها بشكل فعال.
- صياغة وكتابة المراسلات الرسمية والرسائل الداخلية والخارجية بالنيابة عن المدير.
تنظيم الاجتماعات:
- ترتيب حجوزات قاعات الاجتماعات والتحضير اللوجستي لها.
- إعداد ملفات ومواد الاجتماعات، وتوثيق وكتابة محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عنها.
- الوثائق والملفات: إعداد التقارير، المذكرات، والعروض التقديمية، وتنظيم وحفظ الوثائق والملفات (ورقية وإلكترونية) وفق نظام أرشفة فعال.
- التنسيق الإداري: المساعدة في تنسيق الأنشطة بين الأقسام المختلفة، وتنظيم ترتيبات السفر والإقامة والضيافة للمدير والزوار.
- إدارة المستلزمات: متابعة وإدارة مخزون اللوازم المكتبية وتقديم طلبات الشراء عند الضرورة.
- الزيارات الميدانية للعملاء عند الزوم مع فريق العمل او منفردا عند الحاجة لذلك
- المساعدة في التخطيط لاعمال البرامج و المشاريع لضمان سير العمل و التنسيق مع الاقسام الاخرى
- ادخال الطلبات و الدفعات و طلبات الشراء في النظام الاداري للشركة و متابعة الطلبات
- استقبال العملاء و تقديم العروض التقجيمية عن الخدمات التي تقدمها الشركة و تمثيل الشركة بشكل الائق
- مساعدة و التنسيق مع الاستشاريين و المحاسبين و مدير المكتب فيما يخص اي تجهيزات ادارية او عقود او ثائق
- مهام اخرى ادارية و تشغيلية
Qualifications and Skills
Required Experience الخبرات
We are looking for candidates with at least 2 years of experience in an administrative role. Familiarity with office software and tools is necessary, as is the ability to adapt to new technologies quickly.نبحث عن مرشحين بخبرة لا تقل عن سنتين في دور إداري. يشترط الإلمام ببرامج وأدوات المكتب، بالإضافة إلى القدرة على التكيف مع التقنيات الجديدة بسرعة.
-2 سنوات خبرة كمساعدة ادارية ,ادارة مكتب في منظمة او شركة ( او خبرات مشابهة مع منظمات و مؤسسات )
- خبرة في استخدام ميكروسفت و اكسل وادخال البيانات و استخدام الانظمة الادارية
- خبرة في المراسلات عبر الايميل و المراسلات الرسمية
المؤهلات العلمية :
- مؤهل جامعي او دبلوم تخصص ادارة اعمال او محاسبة او ادارة مالية
اللغات :
- اللغة العربية و يفضل ايضا اللغة الانجليزية ان وجدة
Desirable Skills المهارات المطلوبة
تحتاج موظفة المساعد الإداري إلى مجموعة متكاملة من المهارات الإدارية، التنظيمية، التقنية، والشخصية لتتمكن من أداء مهامها بفعالية وكفاءة. فيما يلي أهم المهارات التي يجب توافرها:
1. المهارات التنظيمية وإدارة الوقت
تحديد الأولويات: القدرة على التمييز بين المهام العاجلة والمهمة وتنظيم سير العمل بناءً على ذلك.
التخطيط والتنظيم: تنظيم الملفات، الوثائق، أنظمة الأرشفة (الورقية والإلكترونية)، والجداول اليومية للمدير والمكتب.
إدارة الوقت: الالتزام بالمواعيد النهائية وإدارة المهام المتعددة في وقت واحد بكفاءة عالية (Multitasking).
2. مهارات الاتصال والتواصل
-التواصل الشفوي: امتلاك مهارات تحدث ممتازة ولباقة في التعامل مع المديرين، الموظفين، والعملاء (الرد على المكالمات واستقبال الزوار).
-التواصل الكتابي: القدرة على صياغة وكتابة المراسلات الرسمية، رسائل البريد الإلكتروني، والتقارير والمذكرات بوضوح ودقة عالية وخالية من الأخطاء اللغوية. الطباعة عربي انجليزي في استخدام ملفات وورد و استخدام الاكسل
3. المهارات التقنية والمكتبية
إتقان برامج الحاسوب: إجادة استخدام مجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس (خاصة Word, Excel, PowerPoint, Outlook) أو ما يعادلها من أدوات إدارة المكاتب.
إدارة المعدات المكتبية: القدرة على التعامل مع الطابعات، الماسحات الضوئية، وأجهزة الاتصال الأخرى.
إدارة التقويمات الإلكترونية: خبرة في استخدام أدوات الجدولة والمواعيد مثل Outlook Calendar أو Google Calendar.
استخدا الانظمة الادارية : استخدام النظام الاداري ( سيتم التدريب علية ) واستخدام الكمبيوتر و الارشفة الالكترونية
4. المهارات الشخصية والسلوكية (Soft Skills)
-الاهتمام بالتفاصيل (الدقة): القدرة على اكتشاف الأخطاء وتجنبها في المستندات والبيانات المالية والإدارية.
السرية والثقة: المحافظة على سرية المعلومات والوثائق الحساسة التي تتعامل معها بحكم موقعها.
حل المشكلات: القدرة على التفكير السريع وتقديم حلول فعالة للمشكلات الإدارية والتشغيلية اليومية غير المتوقعة.
المرونة والتكيف: القدرة على التكيف مع التغييرات في بيئة العمل أو أولويات المهام.
العمل تحت الضغط: الحفاظ على الهدوء والفعالية عند التعامل مع ضغط العمل أو المواعيد الضيقة.
5.استخدام الكمبيوتر والبرامج :
- يجب معرفة استخدام الكمبيوتر وبرامج microsfot على الاقل
- استخدام تطبيقات التواصل مثل Zoom – GOOGLE MEET
Why Join Our Team لماذا العمل معنا ?
Exciting Work Environment بيئة عمل ممتعة
Our company is known for its inclusive and vibrant culture. We value diversity and are committed to creating a welcoming environment for all employees. You will have the opportunity to work in a supportive and innovative atmosphere. تعرف شركتنا بثقافتها الشاملة والنابضة بالحياة. نُقدّر التنوع ونلتزم بتوفير بيئة عمل مُرحّبة لجميع الموظفين. ستُتاح لك فرصة العمل في بيئة داعمة ومُبتكرة.
Career Growth Opportunities فرص النمو الوظيفي
We believe in nurturing talent and providing opportunities for professional development. As an Admin Assistant, you will have access to training programs and the chance to advance within the company.نؤمن بأهمية رعاية المواهب وتوفير فرص التطوير المهني. بصفتك مساعدًا إداريًا، ستتاح لك فرص الاستفادة من برامج تدريبية والتقدم الوظيفي في الشركة.
If you are ready to take on this exciting challenge, we encourage you to apply for the Female Admin Assistant position. Join us and become a key player in our team, where your contributions will be valued and acknowledged.إذا كنتِ مستعدة لخوض هذا التحدي المثير، فنشجعكِ على التقدم لوظيفة مساعدة إدارية. انضمي إلينا وكوني جزءًا أساسيًا من فريقنا، حيث ستُقدّر مساهماتكِ وتُقدّر.
كيفية التقديم :
الرجاء تعبئة الاستمارة في الرابط الاتي و اختيار الوظيفة التي تود التقديم لها حاليا ( مساعد اداري ) من القائمة في الاستمارة و تعبئة كافة البيانات مع ارفاق السيرة الذاتية و اي وثائق اخرى :
في حال عندكم اي استفسارات او ملاحظات او واجهتكم مشاكل في استخدام الرابط الرجاء التواصل معنا عبر الايميل : [email protected]
سيتم مراجعة كل الطلبات و سيخضع من تنطبق عليهم المعايير الى الاختبار الاولي الكتابي و من ثم الدعوة الى المقابلة الشخصية. اخر موعد لتقديم الطلبات في تاريخ 31 اكتوبر 2025م سيتم مراجعة الطلبات بشكل دوري لذا ارسال الطلبات الاولى سيتم ممراجعنها مسبقا.